Digitalisierung in Verwaltungen: weniger ist mehr

Kurzantwort

In der Verwaltung gewinnt oft nicht das grösste Projekt, sondern das, das neben Sitzungen, Schalter und Fristen wirklich
läuft. Ein Big Bang mit vielen parallelen Baustellen überfordert das Team. Besser: ein Thema wählen, einen tragbaren
Schritt umsetzen, Nutzen prüfen, dran bleiben. Zur Reihenfolge digitaler Themen: Digitale Themen in eine Reihenfolge
bringen.

Warum grosse Projekte so oft scheitern

Grossprojekte scheitern selten am Tool allein. Sie scheitern, weil die gleiche Handvoll Leute den Alltag stemmen und
gleichzeitig ein Mehrjahresvorhaben treiben soll.

Typische Muster:

1. Zu viele Themen starten gleichzeitig. GEVER, Cloud, Fachsystem, Schulung, alles auf einmal.
2. Der Vorstand sieht Meilensteine. Die Kanzlei sieht Überstunden und Rückstände am Schalter.
3. Nach dem Start fehlt die Zeit für den nächsten Schritt. Das Projekt stockt, Vertrauen schwindet.

Weniger ist mehr heisst hier: weniger Parallelität, klarere Reihenfolge, Schritte, die in einer normalen Arbeitswoche
Platz haben.

Wie der schrittweise Ablauf aussieht

Der Zeitstrahl darunter ist ein Beispiel, kein Pflichtkalender. Wichtig ist die Taktung: ein tragbarer Schritt, dann
prüfen, dann der nächste Zyklus.

Der Kreis «Dran bleiben» ist Absicht. Ein einzelner Quick Win reicht nicht. Ohne den nächsten Schritt wird aus Tempo
wieder Stillstand. Dran bleiben heisst nicht: jede Woche ein Grossprojekt. Es heisst: der nächste Schritt ist geplant,
jemand ist zuständig, und der Vorstand sieht den Fortschritt in kurzen Abständen.

Was «klein» in der Praxis heisst

Klein ist nicht «unwichtig». Klein heisst: in Wochen oder wenigen Monaten erledigt, mit klarer Verantwortlichkeit, ohne
dass drei Abteilungen gleichzeitig umgebaut werden.

Beispiele:

• Ein Prozess klären, bevor ihr ein neues System beschafft
• Einen auslaufenden IT-Vertrag prüfen, bevor ihr die nächste Submission startet
• Eine Ablageregel für ein Fachgebiet festlegen, bevor die ganze GEVER-Einführung läuft

Was nicht klein ist: «Wir digitalisieren die ganze Verwaltung bis Ende Jahr.» Das ist ein Zielbild, kein erster Schritt.

Wie ihr Menschen nicht überfordert

Bandbreite ist in kleinen Verwaltungen oft der engste Engpass. Plant Digitalisierungsarbeit wie andere Pflichtaufgaben:
mit Kapazität, nicht nur mit Wunschterminen.

Hilfreiche Regeln:

1. Ein aktives Vorhaben pro Team, das den Alltag trägt. Zweites nur, wenn das erste läuft.
2. Zeit im Kalender blocken. Ohne feste Slots frisst der Schalter den Fortschritt.
3. Schulung und Umstellung zeitlich strecken. Ein Tool-Go-Live ohne Einarbeitung ist kein Fortschritt.
4. Erfolge sichtbar machen. Kurzer Bericht an den Vorstand hält den Faden, ohne Theater.

Mehr zur Sortierung nach Vertrag, Revision und Personalbandbreite: Digitale Themen in eine Reihenfolge
bringen.

Wer die Laterne trägt

Kleine Schritte brauchen jemanden, der vorangeht und die anderen mitzieht. Ohne diese Person bleibt der Plan in der
Schublade: niemand erinnert an den nächsten Termin, niemand holt den Vorstand nach, niemand hält den Faden, wenn der
Alltag dazwischenfunkt.

Das muss nicht die gleiche Person für jedes Thema sein. Intern reicht oft jemand aus der Kanzlei oder der IT mit klarem
Auftrag und Zeit. Fehlt die Bandbreite intern, holt ihr euch jemanden von aussen, der die Laterne trägt und euch nicht
ersetzt, sondern den Weg sichtbar hält. Ob intern oder extern: entscheidend ist, dass jemand zuständig ist und
vorangeht.

Nächster Schritt

Wenn ihr den Überblick und die ersten tragbaren Schritte wollt, lohnt die
Standortbestimmung. Wenn mehrere Themen gleichzeitig drängen und der Vorstand eine
Reihenfolge mit Budget braucht, ist die Digitalstrategie der passende Rahmen.

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